Povinné informace o ochraně osobních údajů

My, společnost TORWEGGE GmbH & Co. KG, Oldermanns Hof 6, 33719, Bielefeld, +49 521 93417-0, info@torwegge.de, coby správce níže vysvětlujeme, které vaše údaje zpracováváme. Máte-li otázky k ochraně osobních údajů, je vám k dispozici náš pověřenec pro ochranu osobních údajů na adrese datenschutz@torwegge.de.

Zpřístupněním těchto povinných informací o ochraně osobních údajů jsme jakožto správce dostáli informační povinnosti dle čl. 12 až 14 GDPR.

Informace o shromažďování a zpracování osobních údajů

Níže najdete informace o tom, které osobní údaje, tj. všechny údaje, které vás jako fyzickou osobu (dále jen „subjekt údajů“) identifikují či mohou identifikovat, např. jméno, adresa, e-mailová adresa či také uživatelské chování, shromažďujeme během vaší návštěvy na naší stránce a jak je používáme.

• Základní údaje zákazníků k provedení smlouvy / poskytnutí služby, jméno, adresa, e‑mailová adresa, údaje související s platbou, korespondence (např. výměna dopisů a e‑mailů s vámi), reklamní a odbytové údaje (např. k zasílání informací o nových, potenciálně zajímavých nabídkách poštou či – pokud jste vyjádřili patřičný souhlas – také e‑mailem)
• Údaje získané při navázání kontaktu, např. jméno, telefonní číslo a e‑mailová adresa
• Údaje dodavatelů, např. jméno, telefonní číslo a e‑mailová adresa
• Údaje o zaměstnancích, např. jméno, adresa, bankovní účet,
  osobní číslo, číslo sociálního zabezpečení, údaje protokolu, které vznikají při využívání IT systémů, a další a zvláštní kategorie osobních údajů
• Údaje uchazečů o pracovní pozice, např. jméno, adresa, e‑mailová adresa, rodinný stav
• Údaje získané kamerami sledujícími prostory

Právo podat stížnost

Pokud se domníváte, že zpracování osobních údajů, které se vás týkají, porušuje Obecné nařízení o ochraně osobních údajů, máte právo na stížnost u příslušného dozorového úřadu pro ochranu údajů (tuto funkci zastává pověřenec spolkové země Severní Porýní-Vestfálsko pro ochranu osobních údajů a svobodu informací, https://www.ldi.nrw.de/ ), případně u kteréhokoli jiného dozorového úřadu pro ochranu údajů.

Účely zpracování

Údaje zákazníků/zájemců

Účel zpracování
Zpracováváme údaje, které získáváme při provádění obchodního vztahu s vámi. Tyto údaje získáváme přímo od vás, a to při navázání kontaktu, projevu zájmu, zadání či zpracování objednávky (viz oddíl Informace o shromažďování a zpracování údajů).

Právní základ: Shromažďování a zpracování údajů je zapotřebí k provádění smlouvy a opírá se o čl. 6 odst. 1 b) GDPR. Používání pro přímou reklamu vyplývá ze čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Je v našem oprávněném zájmu upozorňovat vás přímou reklamou na speciální nabídky. K předání údajů třetí straně nedochází, pokud to nepožadují zákony, např. při předávání údajů finančnímu úřadu dle daňové legislativy. Údaje mažeme, jakmile přestanou být potřebné pro účel svého zpracování, případně po uplynutí zákonné lhůty ukládání. Ta např. u účetních podkladů, které jsou relevantní z hlediska daňového či obchodního práva, činí 10 let, u obchodní korespondence 6 let, u záznamů o dodavatelích, druhu a množství zboží, jeho pořízení a předání 3 roky.

Máte právo kdykoli vznést námitku vůči zpracování svých údajů k přímé reklamě. Máte právo vyžádat si od nás informace o údajích, které o vás ukládáme. V případě chybných údajů máte právo požadovat jejich opravu a v případě nepřípustného ukládání údajů jejich vymazání. Dále máte právo stěžovat si u dozorového úřadu (viz oddíl Právo podat stížnost).

Doba uchovávání osobních údajů
Jakmile poskytneme plnění sjednané ve smlouvě, budeme vaše osobní údaje ukládat takto: – v rámci zákonné záruky 10 let – ke splnění záručních podmínek 2 roky – za účelem provádění následných zakázek (v okamžiku uzavření smlouvy či předpokládaných pro budoucnost) 6 let a – dle požadavků daňových zákonů 10 let.

Mazání osobních údajů
Vaše osobní údaje smažeme po uplynutí výše uvedených lhůt.

Dodavatelé

Účel zpracování
Zpracováváme údaje, které získáváme při provádění obchodního vztahu s vámi. Tyto údaje získáváme přímo od vás při zadání či zpracování objednávky (viz oddíl Informace o shromažďování a zpracování údajů).

Právní základ: Shromažďování a zpracování údajů je zapotřebí k provádění smlouvy a opírá se o čl. 6 odst. 1 b) GDPR. K předání údajů třetí straně nedochází, pokud to nepožadují zákony, např. při předávání údajů finančnímu úřadu dle daňové legislativy. Údaje mažeme, jakmile přestanou být potřebné pro účel svého zpracování, případně po uplynutí zákonné lhůty ukládání. Ta např. u účetních podkladů, které jsou relevantní z hlediska daňového či obchodního práva, činí 10 let, u obchodní korespondence 6 let, u záznamů o dodavatelích, druhu a množství zboží, jeho pořízení a předání 3 roky.

Máte právo vyžádat si od nás informace o údajích, které o vás ukládáme. V případě chybných údajů máte právo požadovat jejich opravu a v případě nepřípustného ukládání údajů jejich vymazání. Dále máte právo stěžovat si u dozorového úřadu (viz oddíl Právo podat stížnost).

Osobní údaje zaměstnanců

Viz zvláštní dokument, který je distribuován zaměstnancům.

Newsletter (tato možnost momentálně neexistuje)

Účel zpracování
Chcete-li odebírat newsletter nabízený na stránce, potřebujeme vaši e‑mailovou adresu. Přihlašování k odběru newsletteru probíhá v režimu double opt-in. To znamená, že po přihlášení obdržíte e‑mail s odkazem, na který kliknete, abyste přihlášení potvrdili. Takto je vyloučeno, aby se k odběru pomocí vaší e‑mailové adresy přihlásil někdo jiný. Přihlášení k odběru newsletteru se protokoluje (ukládají se okamžik přihlášení a potvrzení a IP adresa). Protokolování slouží k prokázání přihlašovacího procesu dle zákonných požadavků.

Udělený souhlas s ukládáním a e‑mailové adresy (a volitelně jména a příjmení, aby bylo možné nastavit osobní oslovení) a jejím použitím pro zasílání newsletteru s následným měřením úspěšnosti můžete kdykoli odvolat. Odkaz ke zrušení odběru se nachází ve spodní části každého newsletteru. Abychom mohli prokázat souhlas, který byl dříve udělen k zasílání newsletteru na e‑mailovou adresu následně vyňatou z rozesílacího seznamu, můžeme ji před smazáním ukládat až dva roky.

Právní základ Zasílání newsletteru a související měření úspěšnosti: Tyto aktivity provádíme na základě souhlasu příjemce dle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, čl. 7 GDPR společně s § 7 odst. 2 č. 3 německého zákona o nekalé konkurenci, resp. na základě zákonného souhlasu dle § 7 odst. 3 tohoto zákona. Relevantní je taktéž čl. 6 odst. 1 písm. f): Náš oprávněný zájem na měření úspěšnosti plyne z potřeby poznat návyky našich uživatelů při čtení podle toho, jakým způsobem a kdy newsletter otevírají a na které odkazy klikají, abychom na tomto základě mohli připravovat a rozesílat užitečný obsah.                              

Právním základem protokolování je čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Náš oprávněný zájem plyne z potřeby implementovat pro newslettery bezpečný, uživatelsky přívětivý systém, který umožňuje rozesílání a chrání osobní údaje těch, kdo se k jeho odběru přihlásili. Dále nám umožňuje prokázat souhlas.

Máte právo vyžádat si od nás informace o údajích, které o vás ukládáme. V případě chybných údajů máte právo požadovat jejich opravu a v případě nepřípustného ukládání údajů jejich vymazání. Dále máte právo stěžovat si u dozorového úřadu (viz oddíl Právo podat stížnost).

Uchazeči o práci

Účel zpracování
Zájem o práci v naší společnosti lze projevit online (tato možnost momentálně neexistuje), e‑mailem či poštou. Pokud zareagujete na inzerovanou pracovní pozici, budeme po dobu výběrového řízení ukládat vaše osobní údaje jako jméno, příjmení, adresa, telefonní číslo, e‑mailová adresa, přílohy (průvodní dopis, životopis, vysvědčení a diplomy, fotografie).

Ucházení se o práci online (tato možnost momentálně neexistuje)

Přístup k vašim údajům budou mít výlučně oprávnění pracovníci personálního oddělení či vedení společnosti, a to ke zpracování v rámci výběrového řízení. Vaše osobní údaje nebudou předány třetím stranám.

V případě, že je pozice, o kterou jste se ucházeli, již obsazená, avšak vzhledem ke svému profilu připadáte v úvahu pro zaměstnání v budoucnu či v některé partnerské či dceřiné společnosti, požádáme před dalším ukládáním či předáním vašich podkladů o váš výslovný souhlas, ledaže jste s takovým ukládáním či předáním již souhlasili v těchto podkladech.

Pokud se o pracovní pozici ucházíte z vlastní iniciativy a zašlete nám podklady na naši obecnou kontaktní e‑mailovou adresu, je možné, že obsah vaší zprávy uvidí osoby, které k tomu nejsou oprávněny. Platí interní pokyn, aby podklady uchazečů o práci byly okamžitě a bez otevření přeposlány personálnímu oddělení a aby byl e‑mail smazán. Chcete-li vyloučit, aby k něčemu takovému došlo, žádáme vás, abyste nás před projevem zájmu o práci kontaktovali telefonicky, abychom vám mohli poskytnout kontaktní údaje příslušné osoby.

Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, který upravuje zpracování ve vztahu k předsmluvním krokům.

Nesdělíte-li nám něco jiného, budou údaje 6 měsíců po uzavření výběrového řízení smazány nebo – pokud došly poštou – skartovány. Osobní údaje učňů v Německu ukládáme až 18 měsíců vzhledem k dlouhým lhůtám pro ucházení se o pozici a výběr.

Existují-li relevantní zákonné požadavky, máte následující práva: Právo na informaci o osobních údajích, které o vás ukládáme, právo na jejich opravu, smazání, omezení zpracování či námitku vůči jejich zpracování a také právo na přenositelnost dat. Dále také samozřejmě máte možnost kdykoli požádat o smazání či zničení veškerých podkladů, které jste zaslali jako uchazeč o práci. V takovém případě nám zašlete e‑mail na adresu personal(at)torwegge.de .

Fanouškovská stránka na Facebooku

Kliknutím na odkaz na naší stránce si zobrazíte naše prohlášení o ochraně osobních údajů .

Shromažďování serverových dat

Kliknutím na odkaz na naší stránce si zobrazíte naše prohlášení o ochraně osobních údajů .

Sledování kamerami (tato možnost momentálně neexistuje)

Máte-li otázky, je vám k dispozici náš pověřenec pro ochranu osobních údajů na adrese datenschutz(at)torwegge.de .

Zamýšlený rozsah zpracování ve třetích zemích

Zejména pokud existuje záměr zpracovávat osobní údaje ve třetí zemi, je nutné ověřit, zda pro ni existuje rozhodnutí Komise o odpovídající ochraně. Pokud takové rozhodnutí neexistuje, musí provozovatel internetové stránky popsat přiměřené a vhodné záruky (zejména technicko-organizační povahy), které pro přenos údajů platí. Musí nabídnout možnost získat kopii vysvětlení těchto záruk. Další informace plynou ze čl. 13 odst. 1 písm. f) GDPR. Popsaná možnost zpracování ve třetí zemi připadá v úvahu zejména v případě, že má zvolený poskytovatel služeb sídlo ve třetí zemi, shromažďuje údaje nebo ukládá údaje shromážděné prostřednictvím internetové stránky na vlastních serverech a může k nim mít přístup, případně využívá server třetí strany a může získat přístup k údajům o používání.

Kategorie příjemců

Ve speciálních oblastech využíváme poskytovatele služeb, kteří jsou zvlášť zavázáni k mlčenlivosti a ochraně osobních údajů, avšak nelze vyloučit jejich přístup k osobním údajům.

K těmto kategoriím příjemců patří:

• Námi využívaní zpracovatelé (čl. 28 GDPR) zejména v oblasti IT služeb, daní, logistiky a tisku, kteří pro nás vaše údaje zpracovávají dle našich pokynů.
• Veřejné orgány a instituce (finanční úřady), pokud existuje příslušná zákonná či úřední povinnost.
• Další instituce, pro které jste nám poskytli souhlas s přenosem osobních údajů.

Osobní údaje jsou předávány úřadům jen v případě, že existují právní předpisy, jež mají přednost.

Reklama a právo na vznesení námitek

Jméno, příjmení a adresu dále shromažďujeme pro propagační účely (zasílání nabídek, informace o dalších službách). Vůči zpracování svých údajů pro účely reklamy můžete kdykoli a bez uvedení důvodu vznést námitku zasláním zprávy na adresu datenschutz(at)torwegge.de

Námitka vůči ukládání osobních údajů

Zpracování osobních údajů v zájmu provedení následných objednávek (které existují k okamžiku uzavření smlouvy či možná budou zadány v budoucnu) po dobu 6 let je z hlediska předpisů na ochranu osobních údajů v souladu s oprávněnými podnikatelskými zájmy. Vůči tomuto zpracování můžete kdykoli vznést námitku zasláním zprávy na adresu datenschutz(at)torwegge.de

Povinnost poskytnout údaje

Bez vašich správných údajů zpravidla není možné uzavřít smlouvu.

Práva subjektů údajů

Podle čl. 15 GDPR máte právo získat informace o osobních údajích, které se vás týkají, včetně případných příjemců a plánované doby ukládání. Pokud budou zpracovány nesprávné osobní údaje, máte podle čl. 16 GDPR právo na jejich opravu. Existují-li pro to zákonné předpoklady, můžete požadovat smazání či omezení zpracování osobních údajů nebo vznést námitku vůči jejich zpracování (čl. 17, 18 a 21 GDPR).

Pokud si přejete smazání osobních údajů, avšak my prozatím máme zákonnou povinnost uchovávat je, bude přístup k nim omezen (zablokován). Totéž platí pro námitku. Právo na přenositelnost můžete uplatnit, pokud je to v našich technických možnostech a technických možnostech příjemce.

Kontaktní osobou ohledně práv, která vám náležejí coby subjektu údajů, je náš pověřenec pro ochranu osobních údajů na adrese datenschutz(at)torwegge.de .

Platnost a změna těchto povinných informací

Vyhrazujeme si právo kdykoli upravit obsah těchto povinných informací. Zpravidla to činíme při dalším rozvoji či úpravě legislativy. Aktuální verzi povinných informací si zobrazíte v odkazu na naši stránku, který se nachází v e‑mailech, nabídkách, potvrzeních objednávek, fakturách apod. Toto prohlášení je platné k 12. únoru 2019

Další informace o nakládání s osobními údaji najdete v  prohlášení o ochraně osobních údajů.